Процедури за мал бизнис: како да ги запишете работите што ги знаете само Вие
Во секој мал бизнис има работи што ги знае само сопственикот: како се пресметува понуда, од кој добавувач кога се нарачува, што се прави кога клиент се жали. Додека тоа е само во Вашата глава, бизнисот не може без Вас. Процедурите не се бирократија. Тие се начинот тоа знаење да излезе од главата.
Кои процеси прво
Не пишувајте триесет процедури. Изберете три до пет, според три прашања:
- Што се повторува често? Секојдневните работи носат најголема заштеда.
- Каде грешките чинат? Понуди, наплата, нарачки кај добавувачи.
- Што застанува кога Ве нема? Ова е најважниот список.
Формат од една страна
Процедура што има дваесет страници никој не ја чита. Добра процедура собира на една страна:
- цел — зошто постои, во една реченица;
- кога се применува;
- чекори — пет до десет, нумерирани;
- кој е одговорен;
- што значи „готово";
- чести грешки и како да се избегнат.
Слика од екран вреди повеќе од параграф опис.
Кој пишува — не Вие
Ова е најважното правило. Вие ја објаснувате и ја покажувате работата. Го пишува човекот што ќе ја работи.
Додека пишува, ќе прашува што не е јасно — и тие прашања се токму празнините што новиот човек ќе ги има. А процедура што сам ја напишал, човекот почесто ја користи.
Тестот
Процедурата е готова кога некој што таа работа никогаш не ја направил, ќе ја заврши само со документот пред себе — без да Ве праша. Секое место каде застанува е место што треба да се дополни.
Пример: процедура за нов клиент
Процедура: Отворање нов клиент
Цел: секој нов клиент да има комплетни податоци и јасни услови пред првата испорака.
Кога: при прва нарачка од нов купувач.
Одговорен: комерцијалист.
Чекори:
- Внеси ги податоците на фирмата и контакт за фактури.
- Провери дали фирмата е активна.
- Договори рок на плаќање според правилата — над стандардниот рок бара одобрение.
- Постави лимит на задолжување.
- Испрати ги условите писмено до клиентот.
Готово кога: клиентот е внесен, условите се потврдени писмено.
Чести грешки: испорака пред потврдени услови; нема контакт за фактури.
Една страна. Нов комерцијалист може да ја примени од првиот ден.
Колку време трае
Првата процедура трае најдолго — неколку часа, затоа што го учите форматот. Следните одат за час-два. Пет добри процедури за еден месец се реален план, и тие пет најчесто покриваат поголем дел од секојдневните прашања што стигнуваат до сопственикот.
Одржување
- Секоја процедура има свој сопственик.
- Се ажурира кога процесот се менува, не на годишен преглед.
- Сите процедури се на едно место, достапно за тимот — не во прилози во мејлови.
Шаблон за почеток
Процедура: [име]
Цел: [една реченица]
Кога: [настан или фреквенција]
Одговорен: [име]
Чекори: 1. … 2. … 3. …
Готово кога: [мерлив резултат]
Чести грешки: […]
Процедура што никој не ја користи е само документ. Затоа ја пишува човекот што ја работи.
Системите и процедурите се еден од шесте модули на Програмата за независност во бизнис, каде ги пишуваме за Вашите вистински процеси. Ако сакате прво да видите колку бизнисот зависи од Вашето знаење, направете ја бесплатната Проверка на бизнисот.