Како да делегирате, а работата да не се враќа кај Вас

Речиси секој сопственик пробал делегирање — и речиси секој има приказна како работата се вратила кај него. „Побрзо е да го направам сам." Тоа е точно денес. И е најскапата реченица во бизнисот на долг рок.

Зошто делегирањето „не успева"

Ретко е проблемот во луѓето. Најчесто е во начинот:

• Се дава задача, а не одговорност. Човекот прави што му е кажано, а за следниот чекор пак Ве прашува.
• Не е јасно што значи „готово". Секој го замислува резултатот различно.
• Сопственикот се враќа и поправа. Тимот брзо учи дека не мора да се труди — шефот сепак ќе го среди.
• Сè е во Вашата глава. Нема документ од кој другиот може да научи.

Задача наспроти одговорност

Задача е: „Испрати ја понудата до овој клиент."

Одговорност е: „Понудите до нови клиенти се твои — од барање до испратено, во рок од 48 часа, според ценовникот и правилата за попуст."

Со задачата, Вие останувате центар на секоја одлука. Со одговорноста, човекот одлучува во рамка што сте ја дефинирале. Само второто Ве ослободува.

Што се делегира прво

Запишете сè што работите една недела. Потоа обележете секоја ставка:

• само јас — стратегија, клучни одлуки;
• друг, по обука — работи што бараат знаење што можете да го пренесете;
• друг, веднаш — работи што ги правите од навика.

Почнете со работи што се повторуваат, имаат јасен резултат и мал ризик ако се направи грешка. Не почнувајте со најтешкото — почнете со она што ќе успее и ќе изгради доверба.

„Втор човек"

Секоја клучна област во бизнисот треба да има втор човек — некој што може да ја работи кога првиот го нема. Тоа важи и за Вас. Ако за една работа одговорот на „кој друг може?" е „никој", ја најдовте првата точка за делегирање.

Пример: делегирање на понудите

Сопственик лично ја пишува секоја понуда, затоа што „само тој ги знае цените". Делегирањето изгледа вака:

1. Пишува правила, не понуди: ценовник, граници на попуст, кога понудата оди кај него на одобрување.
2. Прави три понуди заедно со човекот што ќе ги преземе.
3. Следните десет ги проверува пред да заминат.
4. Потоа проверува само понудите над одреден износ.

По еден месец, сопственикот ги гледа само големите понуди. Останатите заминуваат без него — побрзо отколку порано.

Чести грешки на сопственикот

• делегира, а потоа одлучува за секој детал;
• ги делегира само досадните работи, без одговорност и одлуки;
• не кажува кога човекот треба да го вклучи, па тој го вклучува за сè;
• ги проверува чекорите наместо резултатот.

Проверки без микроменаџмент

Договорете однапред четири работи:

• кој е резултатот;
• до кога;
• како ќе проверувате — на пример, петнаесет минути еднаш неделно;
• кога човекот треба да Ве вклучи — и кога не треба.

Проверувајте резултати, не чекори. Ако резултатот е добар, начинот е негов.

Првиот месец

Квалитетот на почетокот ќе падне. Тоа е очекувано, не знак дека не успеало. Правилото е едно: не ја враќајте работата кај себе. Поправајте преку разговор, не преку преземање.

Делегирањето и „вториот човек" се срцето на вториот модул од Програмата за независност во бизнис, каде го работиме ова на Вашиот вистински тим. Ако сакате прво да видите колку бизнисот зависи од Вас, направете ја бесплатната Проверка на бизнисот.