Неплатени фактури: што да правите кога доцнат

Неплатени фактури има секоја фирма што продава на одложено плаќање. Проблемот ретко е во тоа што купувачите не сакаат да платат. Почесто е во тоа што никој во фирмата не знае точно кој должи, колку и од кога — па наплатата се случува кога некој ќе се сети, или кога ќе стегне готовината.

Зошто фактурите стојат

Ако ги погледнете причините, речиси ниедна не е купувачот:

• Нема распоред. Рокот поминува, а никој не реагира, затоа што никој не е задолжен да реагира.
• Сметководството покажува салда, не фактури. Знаете дека купувачот должи вкупно, но не и кои фактури се отворени и од кога.
• Преплати и неспоени уплати ја кријат сликата. Салдото изгледа подобро отколку што е.
• Никој нема време да пишува потсетници. Па не се пишуваат.

Сите четири имаат исто решение: систем што ја следи наплатата секоја недела, без да зависи од тоа дали некој ќе се сети.

Првите 30 дена се клучни

Фактура што доцни десет дена најчесто е заборавена. Фактура што доцни три месеци најчесто е проблем. Колку подолго стои, толку потешко се наплатува — и толку повеќе разговорот станува прашање на однос, а помалку прашање на пари.

Затоа најголемиот ефект не доаѓа од бркање на старите долгови, туку од тоа новите да не застареат.

Потсетник по фактура, не по салдо

Споредете две пораки:

• „Ве потсетуваме дека ни должите 69.291 денари."
• „Фактура 00931 од 28.04, со рок 28.05, сè уште е отворена — 4.521 денари."

Првата отвора расправија: „колку точно? за што? мислам дека платив". Втората купувачот може веднаш да ја провери, да ја препрати до сметководството и да ја плати. Потсетник по фактура остава многу помалку простор за „ќе видам".

Стареење на долгот: четири кошнички

Поделете ги отворените фактури според тоа колку доцнат по рокот, и за секоја кошничка дефинирајте што се прави:

• 0–30 дена: љубезен писмен потсетник, со листа на фактурите.
• 31–60 дена: втор потсетник и телефонски повик.
• 61–90 дена: разговор со одговорно лице кај купувачот — нов краен рок или договор за рати.
• Над 90 дена: одлука. Ескалација или отпис — но не уште еден месец чекање.

Кога да ескалирате

Некои знаци кажуваат дека потсетниците веќе не се доволни: ветувања без конкретен датум, делумни уплати без објаснување, купувач што нарачува ново додека старото стои. Во тој момент, најмалку што треба да направите е новите испораки да ги условите со плаќање однапред. За чекорите после тоа, прочитајте го текстот Како да наплатите долг без суд.

Неделен преглед: петнаесет минути што ја менуваат наплатата

Наплатата се подобрува кога станува рутина. Еднаш неделно, во исто време, едно одговорно лице прегледува:

• кој должи, колку и од кога;
• што е направено од минатата недела;
• кои купувачи се во која кошничка;
• кои се трите најважни наплати за оваа недела.

Петнаесет минути неделно. Без тоа, наплатата останува реакција. Со тоа, станува систем.

Што да направите оваа недела

Не Ви треба нов софтвер за да почнете. Три чекори, за еден ден:

1. Извадете листа на отворени фактури по купувач — од програмата за фактурирање или од книговодството. Не салда, туку фактури: број, датум, рок, отворен износ.
2. Поделете ги во четирите кошнички според деновите задоцнување. Само овој чекор најчесто изненадува — повеќето сопственици не знаат колку пари седат во кошничката над 60 дена.
3. Испратете потсетници по фактура до сите во кошничката 31–60 дена. Тоа е групата каде една добра порака најчесто е доволна.

Рокови и лимити што спречуваат нов долг

Наплатата не почнува по рокот, туку пред продажбата. Две правила што вреди да ги имате:

• Јасен рок во договорот или на фактурата, со датум — не „по договор".
• Лимит на задолжување по купувач. Кога купувачот ќе го достигне, новите испораки одат со плаќање однапред додека не се намали долгот.

Вториот лимит е непријатен само првиот пат. Потоа станува правило што купувачите го почитуваат — затоа што важи за сите.

Ако сакате вака да изгледа наплатата без Вие лично да ја водите, тоа е дел од нашата услуга надворешен финансиски директор — неделен преглед на побарувањата и готови потсетници по фактура, кои Вие ги одобрувате. Ако не сте сигурни каде е главниот проблем во бизнисот, почнете со бесплатната Проверка на бизнисот.